Zeptejte se ve své firmě jednoduchou otázku: kde přesně je teď stav zakázky pro pana Nováka? Pokud odpověď zní „počkej, mrknu do Excelu, ještě do mailu a zavolám na dílnu", máte firmu rozsypanou do pěti nástrojů. Není to vaše chyba a nejste v tom sami. Takhle to vypadá skoro v každé firmě, která rostla rychleji, než stíhala řešit papírování.
Dá se z toho ven. A není to o tom, že se firma přizpůsobí softwaru. Je to naopak.
Proč pět nástrojů a Excel firmu brzdí?
Protože každý přechod mezi nástroji je místo, kde se něco ztratí nebo se to musí přepsat ručně. Excel, papírové výkazy, e-mail, sdílená složka, sešit u mistra. Žádný z nich neví o tom druhém. Informace mezi nimi přenáší člověk, a ten člověk stojí peníze a dělá chyby. V naší práci s firmami vychází to přepisování pravidelně na dvouciferný počet hodin týdně.
Nejde o to, že by Excel byl špatný. Excel je skvělý na počítání. Problém začne ve chvíli, kdy z něj uděláte databázi firmy, do které sahá pět lidí najednou.
Konkrétní příklad z praxe. U jedné stavební firmy na Vysočině jsme napočítali, že jedna a tatáž informace, odpracovaná hodina na stavbě, existovala ve čtyřech podobách. Na papírovém výkazu. V esemesce, když někdo papír zapomněl. V Excelu, kam to kancelář přepsala. A v podkladu pro účetní. Čtyři kopie jedné hodiny. Když se v jedné z nich udělá chyba, ostatní tři o tom neví.
Tři věci, které to firmě reálně bere:
Čas. Přepisování a dohledávání. Tohle je ta nejviditelnější položka a zároveň ta, kterou majitelé nejčastěji podceňují, protože se rozpustí do drobných patnáctiminutovek během dne.
Přehled. Když jsou data v pěti souborech, nikdo nevidí celek. Že se zakázka prostavěla, se zjistí až na konci. Tedy pozdě.
Klid. Majitel firmy, který jako jediný ví, kde co je, si nemůže vzít dovolenou. Tohle nám lidi říkají pořád dokola a je to ta nejdražší položka ze všech.
Co znamená „jeden systém na míru"?
Jeden systém znamená, že každý údaj ve firmě existuje na jednom místě, zadá se jednou a všechno ostatní se z něj počítá samo. Docházka, zakázky, faktury, přehledy. Ne pět oken, ale jedna aplikace, kterou otevřete v mobilu nebo v počítači. A postavená přesně podle toho, jak firma funguje dnes, ne podle toho, jak si to vymyslel někdo cizí.
To „na míru" není luxus. Je to hlavní rozdíl proti krabicovým řešením, kde platíte za sto funkcí, používáte tři a stejně vám tam chybí ta jedna, na které vaše firma stojí.
Praktický test, jestli je systém opravdu jeden: kolikrát musíte jednu informaci zadat? Když člověk v terénu odklikne hodiny na mobilu a v kanceláři už se z toho samo poskládá podklad pro mzdy i náklad na zakázku, je systém jeden. Když to někdo musí kamkoli přepsat, není.
Přesně tohle stavíme. Podívejte se, jak vypadá aplikace postavená na míru vašemu provozu. Software na míru →
Jak vypadá rozdíl před a po?
Nejlíp se to ukáže na jednom měsíci ve firmě. Vlevo stav, se kterým za námi firmy chodí. Vpravo stav po nasazení.
| Před | Po | |
|---|---|---|
| Evidence hodin | papírový výkaz, esemesky, sešit | odklik v mobilu přímo na stavbě |
| Zpracování mezd | dva dny přepisování a kontroly | jedno odpoledne |
| Přehled o zakázce | až na konci měsíce | průběžně, kdykoli |
| Kde jsou data | Excel, mail, složka, papír | jedno místo, jeden přístup |
| Když někdo chybí | nikdo neví, kde co je | vidí to i zástup |
| Nový člověk ve firmě | zaučuje se na výjimkách | zaučí se na jedné aplikaci |
Ta řádka s mzdami není odhad. To je reálný výsledek u jedné stavební firmy, kde zpracování mezd spadlo ze dvou dnů na jedno odpoledne. Napsali jsme o tom celou případovku, i s tím, co konkrétně jsme nasadili: jak stavební firma zkrátila mzdy ze dvou dnů na odpoledne.
Které moduly dávají smysl začít?
Začněte tam, kde se ve firmě nejvíc přepisuje ručně. To je skoro vždy docházka a evidence zakázek. Když tyhle dvě věci sedí, ostatní se na ně dá navěsit postupně a bez velkého zásahu do provozu.
Docházka a mzdy. Lidé v terénu odklikají hodiny z mobilu, systém dopočítá přesčasy a absence a připraví podklad pro účetní. Nejrychlejší návratnost ze všech modulů, protože mzdy se dělají každý měsíc bez výjimky. Detailně tohle rozebíráme v článku jak digitalizovat docházku ve stavební firmě, a co všechno modul umí, je na stránce Docházka a mzdy.
Zakázky a klienti. Poptávka, nabídka, realizace, předání, faktura. Všechno u jedné zakázky, ne rozeseté v mailech. Kdo se dneska bojí, že mu poptávka zapadne v inboxu, najde víc v přehledu o zakázkách.
Přehledy pro vedení. Kolik hodin šlo na kterou zakázku, kde se prostavělo, co se vyplatilo. Tenhle modul má smysl až jako druhý v pořadí. Bez dat z prvních dvou by neměl z čeho počítat.
Web napojený na systém. Poptávka z webu padne rovnou do evidence zakázek, ne do mailu, který někdo přehlédne. Když firma zároveň řeší, jestli vůbec potřebuje vlastní web, mrkněte na Weby.
Nemusíte si vybírat všechno hned. Většina firem, se kterými pracujeme, začíná jedním modulem a další přidává, až když první běží a lidi si na něj zvykli.
Jak vypadá cesta od chaosu k systému?
Vypadá to takhle: sedneme si a projdeme, jak firma reálně funguje, pak postavíme první část, nasadíme ji do ostrého provozu a teprve podle toho, co se v provozu ukáže, stavíme dál. Žádný půlroční projekt na papíře, po kterém by přišlo velké odevzdání.
Prakticky to má čtyři kroky:
- Projdeme provoz. Ptáme se hlavně na to, co se ve firmě přepisuje ručně a kde se věci ztrácí. To jsou místa, která se vyplatí řešit první.
- Postavíme první modul. Malý kus, který sám o sobě dává hodnotu, obvykle do několika týdnů. Termín „obvykle do 30 dní" držíme u běžného rozsahu.
- Nasadíme do provozu a zaučíme lidi. Tohle je ta část, kterou většina dodavatelů odbyde. Systém, který lidi nepoužívají, je k ničemu, i kdyby byl technicky dokonalý.
- Přidáváme podle skutečné potřeby. Ne podle plánu z prvního dne, ale podle toho, co provoz ukázal.
Starý způsob přitom běží dál, dokud si firma nesedne s novým. Nikdo nevypíná Excel v pondělí ráno s tím, že od teď to jede jinak. Tak se to dělat nemá.
Dneska máme tři aplikace v reálném denním provozu u firem a shodně platí jedna věc: nejtěžší nebyla technika. Nejtěžší bylo poctivě popsat, jak firma opravdu funguje, včetně výjimek, které nikdo nemá sepsané a všichni je znají zpaměti.
Na co si dát pozor při výběru dodavatele, než mu takovou věc svěříte, jsme sepsali v článku jak poznat spolehlivého dodavatele softwaru.
Máte ve firmě víc nástrojů než pořádku?
Projdeme s vámi provoz a řekneme rovně, co se vyplatí digitalizovat první a co může počkat. Bez žargonu a bez závazku cokoli objednat.
Chci nezávaznou konzultaci → Ozveme se do 24 hodin.
