Papíry, Excel a pět nástrojů: jak dostat firmu do jednoho systému

Firmu dostanete z papírů, Excelu a pěti nástrojů do jednoho systému tak, že začnete tam, kde se nejvíc přepisuje ručně, obvykle u docházky nebo zakázek, a další části přidáváte postupně. Je to pro majitele firem, kterým rostla práce rychleji, než stíhali řešit papírování.

Zkuste ve firmě jednoduchou otázku: kde přesně je teď stav zakázky pro pana Nováka? Pokud odpověď zní „počkej, mrknu do Excelu, ještě do mailu a zavolám na dílnu“, máte firmu rozsypanou do pěti nástrojů. Dá se z toho ven.

Níž najdete srovnání před a po, tabulku, kterou část systému postavit jako první, a postup ve čtyřech krocích bez zastavení provozu.

Proč pět nástrojů a Excel firmu brzdí?

Protože každý přechod mezi nástroji je místo, kde se něco ztratí nebo se to musí přepsat ručně. Excel, papírové výkazy, e-mail, sdílená složka, sešit u mistra. Žádný z nich neví o tom druhém. Informace mezi nimi přenáší člověk, a ten stojí peníze a dělá chyby.

Excel není špatný. Je skvělý na počítání. Problém začne ve chvíli, kdy z něj uděláte databázi firmy, do které sahá pět lidí najednou.

Ilustrační příklad: jedna odpracovaná hodina na stavbě může ve firmě existovat ve čtyřech kopiích. Na papírovém výkazu, ve zprávě v telefonu, v Excelu a v podkladu pro účetní. Když se v jedné z nich udělá chyba, ostatní tři o tom nevědí.

Co to firmě reálně bere:

• Čas. Přepisování a dohledávání se rozpustí do drobných patnáctiminutovek během dne, a proto ho majitelé podceňují.
• Přehled. Když jsou data v pěti souborech, nikdo nevidí celek. Že se zakázka prodražila, se zjistí až na konci.
• Klid. Majitel, který jako jediný ví, kde co je, si nemůže vzít dovolenou.

Co znamená „jeden systém na míru“?

Každý údaj ve firmě existuje na jednom místě, zadá se jednou a všechno ostatní se z něj spočítá samo. Docházka, zakázky, nabídky, přehledy. Ne pět oken, ale jedna aplikace, kterou otevřete v mobilu i v počítači. A postavená podle toho, jak vaše firma funguje dnes.

To „na míru“ není luxus. U krabicového řešení platíte i za funkce, které nepoužijete, a stejně vám tam chybí ta jedna, na které vaše firma stojí.

Praktický test, jestli je systém opravdu jeden: kolikrát musíte jednu informaci zadat? Když člověk v terénu odklikne hodiny v mobilu a v kanceláři se z toho samo poskládá podklad pro mzdy i náklad na zakázku, je systém jeden. Když to někdo musí kamkoli přepsat, není.

Přesně tohle stavíme. Podívejte se, jak vypadá systém postavený na míru vašemu provozu. Systémy na míru →

Jak vypadá rozdíl před a po?

Nejlíp se to ukáže na jednom měsíci ve firmě. Vlevo stav, jaký ve firmě rozsypané do pěti nástrojů bývá. Vpravo stav po nasazení u stavební firmy z Jihlavy.

Řádek s mzdami není odhad. U stavební firmy z Jihlavy zpracování mezd kleslo ze dvou dnů na dvě hodiny a uvolnilo se 18 hodin týdně, celé je to v případové studii. Kde přesně se u mezd čas ztrácí, rozebíráme na modelovém příkladu firmy s lidmi v terénu.

Kterou část systému postavit jako první?

Tu, kde se ve firmě nejvíc přepisuje ručně. To je skoro vždy docházka nebo evidence zakázek. Když tyhle dvě věci sedí, ostatní se na ně dají navěsit postupně a bez velkého zásahu do provozu.

Nemusíte začínat vším. Doporučujeme začít jednou částí a další přidat, až když první běží a lidé si na ni zvykli. Systém se dá napojit i na to, co už používáte, třeba na účetní program, víc na stránce propojení. A poptávka z vašeho webu může padat rovnou do evidence zakázek.

Jak vypadá cesta od chaosu k systému?

Sedneme si a projdeme, jak firma reálně funguje. Pak postavíme první část, nasadíme ji do ostrého provozu a teprve podle toho, co se v provozu ukáže, stavíme dál. Žádný půlroční projekt na papíře.

1. Projdeme provoz. Ptáme se hlavně na to, co se přepisuje ručně a kde se věci ztrácí.
2. Postavíme první část. Malý kus, který sám o sobě dává hodnotu. První funkční verzi obvykle vidíte do dvou týdnů.
3. Nasadíme ji a zaučíme lidi. Systém, který lidé nepoužívají, je k ničemu, i kdyby byl technicky dokonalý.
4. Přidáváme podle skutečné potřeby. Ne podle plánu z prvního dne, ale podle toho, co ukázal provoz.

Starý způsob přitom běží dál, dokud si firma nesedne s novým. Nikdo nevypíná Excel v pondělí ráno s tím, že od teď to jede jinak.

Dnes máme tři aplikace v reálném provozu u firem a u všech platí jedno: nejtěžší nebyla technika, ale poctivě popsat, jak firma opravdu funguje, včetně výjimek, které nikdo nemá sepsané. Na co si dát pozor, než takovou věc někomu svěříte, jsme sepsali v článku jak poznat spolehlivého dodavatele softwaru.

Čím začít u vás?

Sepište, které soubory a sešity ve firmě denně otevíráte a co se z nich kam přepisuje. Stačí pět řádků. S tímhle seznamem zavolejte na +420 773 55 33 99 nebo vyplňte krátký formulář. Na nezávazné konzultaci podle něj najdeme místo, kde se u vás nejvíc přepisuje, a navrhneme první část systému. Cenu pak znáte pevně a předem. Ozveme se obratem.