Jak mít přehled o zakázkách (a přestat je ztrácet v e-mailech)

Přehled o zakázkách získáte, když každá poptávka od prvního e-mailu až po fakturu žije na jednom místě: se stavem, odpovědným člověkem a dalším krokem s termínem. Je to pro majitele menších firem ze stavebnictví, výroby a služeb, kterým zakázky zapadají v e-mailech, Excelu a v hlavě.

Typická situace: zákazník volá a ptá se, jak to vypadá s jeho poptávkou. Vy hledáte v mailu. Pak v telefonu. Pak se ptáte kolegy, jestli mu náhodou neodpovídal on. Za deset minut zjistíte, že poptávka leží tři týdny bez odpovědi. Nedbalost to nebývá. Chybí jedno místo, kde by zakázka žila.

Níž najdete, jak přehled zakázek vypadá, jak má zakázka běžet od poptávky po předání a jak se zavádí, aby ho lidé opravdu používali.

Proč se zakázky ztrácí v e-mailech a Excelu?

Protože e-mail není evidence, e-mail je pošta. Nemá stav, termín, odpovědnou osobu ani historii toho, co se se zakázkou stalo. Excel to řeší jen napůl: má sloupce, ale nikdo neví, kdo zapsal poslední řádek a jestli je verze na disku ta správná.

V menší firmě to bývá takhle: poptávka přijde do mailu, cenu majitel píše do Excelu a termín si zapíše do telefonu. Když je na stavbě, nevidí ani jedno z toho. Tři místa znamenají tři šance, že se na něco zapomene.

Příznaky, že to firma má přesně takhle:

• Majitel je jediný, kdo ví, v jaké fázi zakázka je.
• Na otázku „kolik máme rozjetých poptávek“ nikdo neodpoví do minuty.
• Nabídka se posílá znovu, protože se nedá dohledat ta původní.
• Hledá se, kdo měl komu zavolat.
• Když je majitel nemocný, firma zpomalí na polovinu.

Zakázky na jednom místě. Takhle vypadají zakázky a zákazníci v systému postaveném podle vašeho postupu. Zakázky a CRM →

Jak vypadá přehled zakázek na jednom místě?

Jeden seznam, kde má každá zakázka svůj stav a svého člověka. Otevřete ho v mobilu i v počítači a za pár vteřin víte, co je nové, co čeká na nabídku, co běží a co je hotové.

• Stav zakázky. Nová poptávka, nabídka odeslaná, schváleno, v realizaci, předáno. Fáze i jejich názvy nastavíme podle vás.
• Kdo má zakázku na starosti. U každé je jméno. Když člověk chybí, zástup hned ví, kde pokračovat.
• Další krok s termínem. Co se má stát a do kdy. Když termín projde, systém připomene.
• Historie. Hovory, e-maily, nabídky i poznámky z terénu seřazené podle data. Kdokoli naváže.
• Dokumenty a fotky u zakázky. Fotky ze zaměření, nabídka, smlouva, předávací protokol. Ne ve složkách a v e-mailech.

Zní to samozřejmě. Právě proto to spousta firem odkládá. Pak zjistí, že ztracené zakázky nejsou nehoda, ale pravidelný měsíční náklad.

Jak má zakázka běžet od poptávky po předání?

Dobrý systém kopíruje to, co už ve firmě děláte. Nepředělává vám práci, jen ji zviditelní. U každého kroku je jasné, kdo je na tahu.

1. Poptávka přistane v systému. Z formuláře na webu se může založit sama, z telefonu ji někdo zapíše. Vždy tam, ne do mailu.
2. Někdo ji převezme. Přiřadí se jméno a termín, do kdy se zákazníkovi ozvete. Bez tohoto kroku poptávka snadno zůstane ležet.
3. Odejde nabídka. Položky z vašeho ceníku, DPH a součet spočítá systém. Jak to funguje, ukazujeme u nabídek a kalkulací.
4. Smlouva a realizace. Zákazník podepíše smlouvu prstem v telefonu (smlouvy a podpisy), termín montáže se zapíše do kalendáře party.
5. Předání. Předávací protokol se podepíše na místě, zakázka se uzavře a celá historie zůstane u zákazníka.

Když se zakázky ztrácejí, bývá problém právě v kroku dvě: poptávku si nikdo nevzal na starost. Vypadá to jako problém s prodejem, chybí ale jen jméno a termín.

Co to firmě reálně ušetří?

Čas a zakázky. Hodiny, které dnes padají na hledání, přepisování a doptávání, se vrátí do práce, která vydělává. Stejný princip, data na jednom místě místo papírů a tabulek, uvolnil u docházky stavební firmy z Jihlavy 18 hodin týdně (případová studie).

Vedle ušetřeného času poznáte tři věci hned:

• Firma přestane stát na hlavě jednoho člověka. Když majitel odjede na dovolenou, provoz běží dál, protože stav zakázek je vidět.
• Zákazník dostane odpověď rychleji. U menších zakázek je rychlost často jediný rozdíl mezi vámi a konkurencí.
• Přestanete se dohadovat o tom, co bylo domluveno. Historie je zapsaná.

Hlavní změna ale není v hodinách. Z pocitu, že je hodně práce, se stane přesný přehled: kolik zakázek běží, kolik čeká na nabídku a kde se co zaseklo. Podle toho se dá plánovat lidi i termíny.

Stačí hotové CRM, nebo systém na míru?

Záleží na tom, jak moc se vaše práce liší od běžné šablony. Hotové CRM je stavěné pro obchodní týmy, které prodávají pořád stejný produkt. Když děláte zakázkovou výrobu, montáže nebo stavby, narazíte rychle: chybí zaměření, fotky z místa, hodiny lidí u konkrétní zakázky.

Měřítko je jednoduché. Když si u hotového nástroje řeknete „tohle budeme obcházet v Excelu“, je to špatná volba. Obcházení znamená, že jste zpátky na začátku, jen s dalším měsíčním poplatkem.

Systém na míru má jen to, co používáte, a mluví vaším jazykem. Kdo co uvidí, nastavíme v rolích a oprávněních. Zakázky přitom bývají jen jedna část, která drží firmu v jednom systému společně s docházkou, nabídkami a přehledy. Celou cestu zakázky od poptávky po montáž pro menší firmy ukazujeme na stránce aplikace pro řemeslníky.

Jak se to zavádí, aby to lidé opravdu používali?

Postupně a na jedné věci, která firmu brzdí nejvíc. Začínáme přehledem zakázek, protože ten dá výsledek nejdřív. Když si na něj lidé zvyknou, přidají se další části.

• Jeden vstupní bod. Od prvního dne platí, že poptávka jde do systému. Bez výjimky, jinak se firma vrátí k mailům.
• Kontakty převedeme za vás. Z Excelu, z telefonu nebo z Google účtu. První den nezačínáte s prázdnou obrazovkou.
• Krátké zaškolení. Když aplikace potřebuje dlouhé školení, je špatně navržená.
• Jeden člověk, který na to dohlédne. Ideálně ten, komu chaos vadí nejvíc.

Za dva týdny běžného provozu je vidět, jestli to sedí. Doladí se, co drhne, a jede se dál. Když firma bojuje s papíry i jinde než u zakázek, podívejte se na celou cestu z Excelu do jednoho systému.

Kde začít se zakázkami?

Zkuste si odpovědět, kolik poptávek máte teď rozjetých a kdo má kterou na starost. Když odpověď nemáte do minuty, je to dobrý důvod začít. Zavolejte na +420 773 55 33 99 nebo vyplňte krátký formulář a popište, kudy k vám poptávky chodí a jak zakázka běží až po předání. Na nezávazné konzultaci z toho navrhneme fáze vašeho přehledu zakázek. Cenu pak znáte pevně a předem. Ozveme se obratem.