Docházka v terénu je věčný problém firem, jejichž lidé nesedí v kanceláři. Zedníci na stavbě, montážníci u zákazníka, řidiči na trase. Nikdo z nich neprochází ráno kolem píchaček, a tak se hodiny zapisují na papír, do SMS nebo se večer loví z paměti. V tomto článku ukážeme, jak evidenci hodin v terénu vyřešit z mobilu a na co si dát pozor při výběru řešení.
Proč evidence hodin v terénu selhává
Papírový výkaz funguje jen tam, kde na něj někdo dohlédne. V terénu ho nikdo nehlídá, a tak se zapisuje zpětně, zaokrouhluje nahoru a občas se lístek prostě ztratí. Vedoucí se dozvídá skutečnost až na konci měsíce, kdy už se nedá nic ověřit.
Výsledek známe z praxe: dohady o odpracovaných hodinách, přesčasy, které nikdo neschválil, a účetní, která skládá mzdy z deseti tabulek. U firem, se kterými pracujeme, sebrala tahle administrativa i 18 hodin týdně.
Poznáváte to? Přesně tohle řešíme aplikacemi na míru. Nezávazná konzultace →
Jak funguje docházka v terénu z mobilu
Docházka v terénu postavená na míru funguje jednoduše: zaměstnanec ráno otevře aplikaci v telefonu a jedním klepnutím zapíše příchod. Stejně tak přestávku a odchod. Žádné papíry, žádné večerní přepisování.
Vedoucí přitom vidí v reálném čase, kdo je na které zakázce a kolik hodin má odpracováno. Když potřebuje vědět, kdo byl minulý čtvrtek na které stavbě, najde to za pár sekund místo hrabání v lístcích.
Co musí umět, aby se na ni dalo spolehnout
Ne každá evidence hodin zvládne provoz v terénu. Z naší zkušenosti jsou zásadní čtyři věci:
Funguje i bez signálu. Na stavbě, ve sklepě nebo v lese signál často není. Aplikace musí záznam uložit v telefonu a odeslat ho, jakmile se připojí. Jinak lidé zapisují zpětně a jste tam, kde jste byli.
Přiřazení k zakázce. Hodina sama o sobě nic neříká. Až ve spojení se zakázkou vidíte, kolik vás která stavba skutečně stojí na mzdách.
Automatický výpočet přesčasů a příplatků. Pravidla pro přesčasy, noční a víkendy se nastaví jednou podle vaší firmy a pak se počítají samy. Ruční počítání je nejčastější zdroj chyb i dohadů.
Export pro účetní. Na konci měsíce vyjede podklad pro mzdy na pár kliknutí, ve formátu, který vaše účetní skutečně použije.
Krabice, nebo řešení na míru?
Hotové docházkové systémy jsou stavěné hlavně na kancelář a vrátnici. Provoz v terénu do nich musíte ohýbat: názvosloví nesedí, zakázky tam nejsou a půlku funkcí nikdy nepoužijete.
Řešení na míru jde opačně. Nejdřív se podíváme, jak vaše firma skutečně funguje, a docházku postavíme přesně na tento provoz. Jedna z firem, se kterými pracujeme, se díky tomu dostala z dvou dnů zpracování mezd na dvě hodiny.
Jak takový přechod vypadá krok za krokem, jsme rozepsali v článku Jak digitalizovat docházku ve stavební firmě. A co všechno modul docházky umí, najdete na stránce Docházka v terénu a mzdy.
Kolik času to reálně ušetří
Počítejte s námi. Když přepisování výkazů a počítání mezd zabere dva dny měsíčně a po digitalizaci dvě hodiny, máte zpátky skoro dva pracovní dny každý měsíc. K tomu odpadnou dohady o hodinách, protože záznamy jsou dohledatelné a nikdo je nepíše zpětně z paměti.
Chcete vidět, jak by to vypadalo u vás? Řekněte nám, jak dnes docházku řešíte, a navrhneme řešení. Nezávazná konzultace →
