Hodiny lidí v terénu evidujete nejspolehlivěji z mobilu: pracovník zapíše příchod a odchod jedním klepnutím přímo na místě a přiřadí je k zakázce. Je to pro firmy, jejichž lidé nesedí v kanceláři, ale jsou na stavbě, u zákazníka nebo na trase.
Zedníci, montážníci, servisní technici. Nikdo z nich neprochází ráno kolem píchaček, a tak se hodiny zapisují na papír, do esemesek nebo se večer loví z paměti. Níž rozebereme, co má evidence v terénu umět, aby se na ni dalo spolehnout.
Proč evidence hodin v terénu selhává?
Papírový výkaz funguje jen tam, kde na něj někdo dohlédne. V terénu ho nikdo nehlídá, a tak se zapisuje zpětně, zaokrouhluje a občas se lístek prostě ztratí. Vedoucí se dozví skutečnost až na konci měsíce, kdy už se nedá nic ověřit.
V takové firmě pak bývají dohady o odpracovaných hodinách, přesčasy, které nikdo neschválil, a účetní, která skládá mzdy z deseti tabulek. Stavební firmě z Jihlavy digitalizace téhle administrativy ušetřila 18 hodin týdně.
Jak funguje docházka v terénu z mobilu?
Zaměstnanec ráno otevře aplikaci v telefonu a jedním klepnutím zapíše příchod. Stejně tak odchod. Zakázku vybere ze seznamu. Žádné papíry, žádné večerní přepisování.
Vedoucí přitom vidí v reálném čase, kdo je na které zakázce a kolik hodin má odpracováno. Když potřebuje vědět, kdo byl minulý čtvrtek na které stavbě, najde to za pár sekund.
Takhle to stavíme. Podívejte se, co všechno umí docházka na míru pro lidi v terénu. Docházka v terénu na míru →
Co musí docházka v terénu umět?
Ne každá evidence hodin zvládne provoz mimo kancelář. Zásadních je šest věcí:
- Běží na běžném telefonu. Aplikace se otevře v prohlížeči, nic se neinstaluje a nekupují se žádná zařízení.
- Hodiny jdou k zakázce. Hodina sama o sobě nic neříká. Až u zakázky vidíte, kolik vás která stavba stojí na mzdách.
- Přesčasy a příplatky se počítají samy. Pravidla pro přesčasy, noční a víkendy se nastaví jednou podle vaší firmy.
- Připomene zapomenutý zápis. Kdo zapomene příchod nebo odchod, tomu ho aplikace připomene.
- Podklad pro účetní jedním tlačítkem. Ve formátu, který vaše účetní skutečně použije: Excel, CSV nebo import do mzdového programu.
- Každá oprava má jméno a čas. Když se někdo na něco zeptá, dohledáte to hned.
Když o to stojíte, uloží se při příchodu i místo. Jen v tu chvíli, ne celý den, a pracovník o tom ví.
Je lepší hotový docházkový systém, nebo docházka na míru?
Hotové docházkové systémy jsou stavěné hlavně na kancelář a vrátnici. Provoz v terénu do nich musíte ohýbat: názvosloví nesedí, zakázky tam nejsou a půlku funkcí nikdy nepoužijete.
| Hotový docházkový systém | Docházka na míru | |
|---|---|---|
| Stavěný pro | kancelář a vrátnici | stavby, dílnu i práci u zákazníka |
| Zakázky | často chybí, obchází se v Excelu | hodiny se zapisují přímo k zakázce |
| Pravidla mezd | podle šablony výrobce | podle pravidel vaší firmy |
| Funkce | platíte i za ty, které nepoužijete | jen to, co opravdu používáte |
Řešení na míru jde opačně. Nejdřív se podíváme, jak vaše firma funguje, a docházku postavíme přesně na tenhle provoz. Jak takový přechod vypadá krok za krokem, je v článku jak digitalizovat docházku ve stavební firmě.
Kolik času to reálně ušetří?
U stavební firmy z Jihlavy kleslo zpracování mezd ze dvou dnů na dvě hodiny. Když přepisování výkazů a počítání mezd zabere dva dny měsíčně a po digitalizaci dvě hodiny, máte zpátky skoro dva pracovní dny každý měsíc.
K tomu odpadnou dohady o hodinách, protože záznamy vznikají na místě a nikdo je nepíše zpětně z paměti. Jak to v té firmě probíhalo, popisuje případová studie.
Časté otázky
Běžný telefon s internetem. Nic se neinstaluje, aplikace běží v prohlížeči a pracovník si ji může dát jako ikonu na plochu. Pak už jen klepne na příchod a odchod.
Aplikace běží v prohlížeči, takže k zápisu potřebuje internet. Stačí i slabý mobilní signál. Kde není vůbec, zapíše člověk hodiny dodatečně, až signál chytí, nebo je za něj zapíše stavbyvedoucí. Každá taková úprava zůstane v historii.
Ne. Místo se ukládá jen tehdy, když o to stojíte, a jen ve chvíli zápisu příchodu a odchodu. Pracovník o tom ví.
Ano, a to je klíčové. Hodiny se zapisují přímo k zakázce, takže vidíte, kolik práce stála každá stavba a jestli se vyplatila.
Systém zná odpracované hodiny, přesčasy, příplatky a absence. Na konci měsíce je to jedno tlačítko a formát podkladu domluvíme přímo s vaší účetní: Excel, CSV nebo import do jejího mzdového programu.
První funkční verzi obvykle vidíte do dvou týdnů a celé řešení bývá hotové do 30 dní od prvního hovoru. Starý způsob běží souběžně, dokud si firma na nový nesedne.
Michal Mikeš
zakladatel a CEO Pixel Inovation, Jihlava
Sám je majitelem firmy v oknářské a stavební branži, takže svět malých firem zná zevnitř, včetně papírů, výkazů a provozního chaosu. V Pixelu je to on, s kým se potkáte: vede konzultace, domluví rozsah a dotáhne projekt do konce, zatímco web nebo aplikaci na míru staví jeho tým.