Tenhle článek je pro majitele firem s lidmi na stavbách a v terénu. Na modelovém příkladu ukazujeme, kde se u mezd ztrácí čas, co se změní, když se docházka zapisuje v mobilu, a jak zavedení probíhá krok za krokem.
Modelový příklad, ne konkrétní klient. Firmu jsme poskládali z toho, jak to ve firmách s lidmi v terénu obvykle chodí. Neuvádíme u ní žádný naměřený výsledek. Skutečný výsledek ukazuje případová studie stavební firmy z Jihlavy: u firmy s více než 50 lidmi kleslo zpracování mezd ze dvou dnů na dvě hodiny.
| Modelová firma | Dnes | S docházkou v aplikaci |
|---|---|---|
| Zápis hodin | papírový výkaz, zprávy, sešit | klepnutí v mobilu na stavbě |
| Podklad pro mzdy | ruční přepis do Excelu | skládá se sám z docházky |
| Hodiny na zakázce | vidět až u mezd | vidět kdykoli během měsíce |
| Práce kanceláře | přepisuje a dohledává | podklad jen kontroluje |
Jak vypadají mzdy ve firmě s lidmi v terénu?
Vezměme firmu, jejíž lidé jsou rozesetí po stavbách. Kolem desátého se v kanceláři sejdou papírové výkazy, pár zpráv od těch, co papír zapomněli, a sešit od parťáka, který si docházku píše po svém. Někdo to přepíše do Excelu, dopočítá přesčasy a pošle účetní.
Každý měsíc a pod tlakem, protože výplaty počkat nemůžou.
Čas se ztrácí na třech místech:
- Zápis. Výkaz se vyplňuje v pátek odpoledne, často zpaměti za celý týden. Cestou do kanceláře se ztrácí a mačká.
- Přepis. Každý člověk znamená desítky řádků: přesčasy, dovolená, nemoc, hodiny k zakázkám. Jeden překlep se pak hledá přes tři dokumenty.
- Přehled. Že zakázka spolkla víc hodin, než se počítalo, zjistí majitel až u mezd. Tedy pozdě.
Co se ve firmě změní?
Docházka se zapisuje v mobilu přímo na stavbě a podklad pro mzdy se z ní skládá sám. Jedno místo, kam se hodiny zapíšou, a jedno místo, odkud si je kancelář vezme. Žádný druhý systém vedle.
Zavádí se to ve třech krocích, protože všechno naráz nefunguje:
- Docházka z mobilu. Člověk na stavbě klepne na Příchod, na konci směny na Odchod a vybere zakázku. Velká tlačítka, tři informace, ne dvacet. Zvládne to i ten, kdo s telefonem moc nekamarádí.
- Pravidla mezd v aplikaci. Přesčasy, příplatky, dovolená, nemoc. Projdeme je s majitelem a účetní a nastavíme tak, jak je firma opravdu používá. Pak se počítají samy.
- Přehled pro majitele. Jedna obrazovka, kde kterýkoli den vidí hodiny podle lidí a podle zakázek. Aktuální stav, ne měsíční report.
Takhle docházku a mzdy stavíme. Od zápisu v mobilu po podklad pro účetní, na míru pravidlům vaší firmy. Docházka a mzdy →
Co to modelové firmě přinese?
Kancelář přestane podklad pro mzdy vyrábět a začne ho jen kontrolovat. Kolik času to ušetří právě vám, záleží na počtu lidí a na tom, jak složitá máte pravidla mezd. To spočítáme na konzultaci.
S docházkou v aplikaci přicházejí i další změny:
- Majitel vidí odchylky včas. Když hodiny na zakázce utíkají mimo plán, vidí to během měsíce, ne až u mezd.
- Méně dohadů. Hodiny se zapisují na místě, ne zpaměti v pátek. Spory typu „já tam byl do čtyř“ nemají z čeho vzniknout.
- Rychlejší podklad k faktuře. Odpracované hodiny jsou u zakázky, nikdo je neskládá z paměti a e-mailů.
Jak zavedení probíhá a jak dlouho trvá?
Po částech a bez zastavení provozu. První funkční verzi obvykle vidíte do dvou týdnů, celé řešení bývá hotové do 30 dní od prvního hovoru.
První měsíc doporučujeme jet dvojkolejně: lidé zapisují do aplikace a zároveň ještě na papír. Majitel si na vlastní oči ověří, že čísla sedí. Když se shodují, papír skončí.
Tým zaškolíme při předání. Pracovníkovi v terénu stačí pár velkých tlačítek.
Platí to i pro vaši firmu?
Ano, pokud vaši lidé pracují mimo kancelář a docházka se u vás sbírá na papíře nebo v Excelu. Stavba, servis, montáže, úklid: princip je stejný, mění se pravidla mezd a názvy zakázek.
Rozhoduje jedna věc: popsat, jak se u vás mzdy počítají doopravdy, včetně výjimek, které nikde nemáte napsané. Proto si nejdřív sedneme s vámi a s vaší účetní a teprve pak stavíme.
Postup krok za krokem je v článku jak digitalizovat docházku ve stavební firmě.
Jak začít u vás?
Připravte si jeden výkaz a výplatní pásku z minulého měsíce. Zavolejte na +420 773 55 33 99 nebo vyplňte krátký formulář a napište, kolik máte lidí a jak dnes sbíráte docházku. Na nezávazné konzultaci s vámi projdeme cestu od výkazu k podkladu pro účetní a ukážeme, kde se u vás ztrácí čas. Cenu pak znáte pevně a předem. Ozveme se obratem.
Časté otázky
Ne. Je to modelový příklad složený z toho, jak to ve firmách s lidmi v terénu obvykle chodí, a neuvádíme u něj naměřené výsledky. Skutečný výsledek ukazuje případová studie stavební firmy z Jihlavy: zpracování mezd kleslo ze dvou dnů na dvě hodiny.
První funkční verzi obvykle vidíte do dvou týdnů a celé řešení bývá hotové do 30 dní od prvního hovoru. Zavádí se po částech a první měsíc doporučujeme jet souběžně s papírem, dokud čísla nesedí.
Ano. Princip platí všude, kde lidé pracují mimo kancelář a hodiny se sbírají na papíře: servis, montáže, úklid, údržba. Mění se pravidla mezd a názvy zakázek, ne podstata.
To je důvod, proč stavíme na míru. Pravidla nastavíme podle toho, jak je firma reálně používá: přesčasy, víkendy, noční, svátky i směnný provoz. Pak se počítají samy.
Běžný telefon s internetem, stačí i slabý mobilní signál. Nic se neinstaluje, aplikace běží v prohlížeči. Kde signál není vůbec, zapíše člověk hodiny dodatečně, nebo je za něj zapíše stavbyvedoucí.
Cenu řekneme pevně a předem, po konzultaci. Na ní projdeme počet lidí a vaše pravidla mezd. Konzultace je nezávazná.
Jednáte s jedním člověkem od první schůzky po předání a ten zůstává na příjmu i po spuštění. Chybu opravíme v rámci záruky.
Michal Mikeš
zakladatel a CEO Pixel Inovation, Jihlava
Sám je majitelem firmy v oknářské a stavební branži, takže svět malých firem zná zevnitř, včetně papírů, výkazů a provozního chaosu. V Pixelu je to on, s kým se potkáte: vede konzultace, domluví rozsah a dotáhne projekt do konce, zatímco web nebo aplikaci na míru staví jeho tým.