Docházku ve stavební firmě digitalizujete tak, že papírové výkazy nahradí aplikace v mobilu: člověk na stavbě klepne na Příchod a Odchod, vybere zakázku a hodiny se sečtou samy. Je to pro majitele stavebních a řemeslných firem, kteří dnes každý měsíc sbírají lístky od party a přepisují je do Excelu.
U stavební firmy z Jihlavy s více než padesáti lidmi v terénu takhle kleslo zpracování mezd ze dvou dnů na dvě hodiny. Níž ukážeme, jak to funguje v praxi a co k tomu potřebujete.
Proč papírová docházka ve stavební firmě nefunguje?
Protože vaši lidé pracují tam, kde na papír nikdo nevidí. Výkaz se vyplňuje zpětně, ztrácí se cestou do kanceláře a někdo ho pak musí přepsat do tabulky. Stavební firmě z Jihlavy digitalizace téhle administrativy ušetřila 18 hodin týdně.
Co to firmu stojí v praxi:
- Čas v kanceláři. Přepisování lístků a dohledávání chybějících hodin.
- Chyby ve výplatách. Překlep v hodinách nebo v příplatku se pak řeší s naštvaným člověkem.
- Žádný přehled během měsíce. Že zakázka spolkla víc hodin, než se počítalo, zjistíte až u mezd.
- Dohledávání. Dotaz „kdo byl minulý čtvrtek na které stavbě“ znamená hrabání v lístcích.
Takhle to vypadá v praxi. Docházka a mzdy postavené na míru stavební firmě, od zápisu v mobilu po podklad pro účetní. Docházka a mzdy →
Jak vypadá docházka z mobilu pro lidi v terénu?
Zaměstnanec ráno otevře aplikaci v telefonu a klepne na Příchod, odpoledne na Odchod. Zakázku vybere ze seznamu. Vedoucí v tu chvíli vidí, kdo je na které stavbě a kolik hodin má odpracováno, bez jediného telefonátu.
Den v praxi:
- Ráno na stavbě: otevře aplikaci a klepne na Příchod u své zakázky.
- Během dne: když přejede na jinou zakázku, přepne ji. Nic víc.
- Odpoledne: klepne na Odchod. Žádný papír, žádné posílání fotek výkazu.
- V kanceláři: vedoucí vidí hodiny všech lidí průběžně, ne až na konci měsíce.
Nic se neinstaluje. Aplikace běží v prohlížeči, stačí běžný telefon s internetem a pracovník si ji může dát jako ikonu na plochu. Kdo zapomene zapsat příchod nebo odchod, tomu ho aplikace připomene.
Plánujete lidi na zakázky dopředu? Docházka jde propojit s kalendářem a plánováním. Kdo je v plánu na stavbě, tomu se ráno v docházce nabídne správná zakázka. Jak vypadá celý systém pro stavební firmu, od party na stavbě po mzdy, ukazujeme na stránce aplikace pro stavební firmy.
Jak se z docházky počítají mzdy samy?
Systém zná odpracované hodiny, přesčasy, dovolené i nemoc každého člověka a počítá je podle pravidel vaší firmy. Na konci měsíce stačí jedno tlačítko a mzdová účetní dostane podklad v podobě, jakou potřebuje.
Pravidla nastavíme spolu s vámi: kolik se platí za přesčas, jak se počítají víkendy, noční a svátky, jaké máte příplatky. Pak už nikdo nic nepřepočítává ručně. Vy podklad jen zkontrolujete.
| Krok | Papír a Excel | Docházka v aplikaci |
|---|---|---|
| Zápis hodin | výkaz vyplněný zpětně | klepnutí na stavbě, hned |
| Přesčasy a příplatky | počítá někdo ručně | sečtou se podle vašich pravidel |
| Podklad pro účetní | přepis do tabulky | jedno tlačítko na konci měsíce |
| Zpracování mezd | dva dny | dvě hodiny (stavební firma z Jihlavy) |
Formát podkladu domluvíme přímo s vaší účetní: Excel, CSV nebo import do jejího mzdového programu. Jak se dá systém napojit na účetní program, třeba Pohodu nebo Money S3, popisujeme na stránce propojení s tím, co už používáte.
Celý příběh té stavební firmy najdete v případové studii.
Co potřebujete, abyste docházku zavedli?
Méně, než čekáte. Telefony, které lidé už mají, internet a jeden hovor, ve kterém nám popíšete, jak u vás chodí směny a mzdy. Zbytek postavíme my.
- Telefon, který lidé mají. Kdo chytrý telefon nemá, za toho zapíše hodiny stavbyvedoucí nebo mistr.
- Vaše pravidla. Směny, příplatky, střediska, party. Postavíme to podle vás, ne podle šablony.
- Krátké zaškolení. Pracovník má v telefonu pár velkých tlačítek. Tým zaškolíme při předání.
- Termín předem. První funkční verzi obvykle vidíte do dvou týdnů, celé řešení bývá hotové do 30 dní.
Jak docházku v terénu vybrat, aby se na ni dalo spolehnout, rozebíráme v článku docházka v terénu bez papírů.
Časté otázky
Běžný telefon s internetem. Nic se neinstaluje, aplikace běží v prohlížeči a pracovník si ji může dát jako ikonu na plochu. Pak už jen klepne na Příchod a Odchod.
Aplikace běží v prohlížeči, takže k zápisu potřebuje internet. Stačí i slabý mobilní signál. Kde není vůbec, zapíše člověk hodiny dodatečně, až signál chytí, nebo je za něj zapíše stavbyvedoucí. Každá taková úprava zůstane v historii.
Podle pravidel vaší firmy. Na konzultaci je projdeme a nastavíme, pak se počítají samy. Když se pravidla změní, upravíme je.
Ano. Tlačítka jsou velká a texty jednoduché, aplikace může být česky, slovensky i ukrajinsky. Kdo chytrý telefon nemá, za toho zapíše hodiny stavbyvedoucí nebo mistr.
Ano. Lidi rozdělíte do skupin a přehled vidíte po partách i za celou firmu. Kdo co uvidí, nastavíme v rolích a oprávněních na míru.
První funkční verzi obvykle vidíte do dvou týdnů a celé řešení bývá hotové do 30 dní od prvního hovoru. Termín znáte předem.
Nic nemusíte přepisovat zpětně. Docházku začnete používat od data nasazení a papíry jsou minulost.
Michal Mikeš
zakladatel a CEO Pixel Inovation, Jihlava
Sám je majitelem firmy v oknářské a stavební branži, takže svět malých firem zná zevnitř, včetně papírů, výkazů a provozního chaosu. V Pixelu je to on, s kým se potkáte: vede konzultace, domluví rozsah a dotáhne projekt do konce, zatímco web nebo aplikaci na míru staví jeho tým.