Stavební firmy ztrácejí na papírové docházce a ručním počítání mezd klidně i dva dny každý měsíc. Lidé jsou v terénu, výkazy se nosí na papíře a někdo je pak večer přepisuje do Excelu. Přitom to jde jednoduše: docházka z mobilu, ze které se mzdy spočítají samy. V tomto článku ukážeme, jak na to a co k tomu firma potřebuje.
Proč papírová docházka ve stavební firmě nefunguje
Papírová docházka nefunguje proto, že vaši lidé pracují tam, kde na papír nikdo nevidí. Výkazy se ztrácejí, hodiny se přepisují ručně a vedoucí nikdy nemá aktuální přehled. V naší práci se stavebními firmami vidíme, že tahle administrativa sebere i 18 hodin týdně. To je čas, který může jít do zakázek.
K tomu se přidávají chyby. Když se hodiny opisují z papíru do tabulky, lehko vznikne překlep v počtu hodin nebo příplatcích. Majitel pak řeší dohady o výplatě, místo aby řešil práci. A když přijde dotaz „kdo byl minulý čtvrtek na které stavbě", odpověď se hledá v hromadě lístků.
Řešíte tohle ve firmě? Takhle vypadá docházka a mzdy postavené na míru vašemu provozu. Nezávazná konzultace →
Jak vypadá docházka z mobilu pro lidi v terénu?
Docházka z mobilu funguje jednoduše: zaměstnanec se ráno přihlásí jedním klepnutím přímo z telefonu, ať je na stavbě kdekoli. Příchod, odchod i přestávka se zaznamenají samy, online i offline. Vedoucí vidí v reálném čase, kdo kde je a kolik hodin odpracoval, bez jediného telefonátu.
V praxi to vypadá takto:
- Ráno: člověk otevře aplikaci v mobilu a jedním klepnutím se přihlásí na stavbě.
- Během dne: zaznamená přesun na jinou zakázku nebo přestávku, pokud je to potřeba.
- Večer: nepřepisuje nic. Žádné papíry, žádné posílání fotek výkazů.
- V kanceláři: vedoucí vidí přehled všech lidí a hodin průběžně, ne až na konci měsíce.
Funguje to i tam, kde není signál. Data se uloží v telefonu a synchronizují se, jakmile je internet. Pro člověka v terénu to znamená jedno klepnutí navíc ráno. Pro firmu to znamená konec lovení papírků.
Jak se z docházky počítají mzdy samy?
Z docházky se mzdy počítají samy, protože systém zná odpracované hodiny, přesčasy i absence každého člověka. Místo dvou dnů ručního počítání máte podklady pro mzdy hotové během odpoledne. V jedné stavební firmě, se kterou jsme spolupracovali, se zpracování mezd zkrátilo ze dvou dnů na jedno odpoledne.
Pravidla nastavíme podle vaší firmy: kolik se platí za přesčas, jak se počítají noční nebo víkendy, jaké jsou příplatky podle střediska. Systém pak hodiny sečte a připraví podklad pro mzdy sám. Vy ho jen zkontrolujete a schválíte.
Výsledek dostanete ve formátu, který předáte účetní nebo nahrajete do mzdového programu. Žádné opisování, žádné dohady o tom, kdo kolik odpracoval. Docházka a mzdy jsou navíc jen jeden z modulů, které drží firmu v jednom systému, takže zakázky, lidé i podklady jsou na jednom místě.
Co potřebujete, abyste docházku zavedli?
Abyste docházku zavedli, nepotřebujete nic instalovat ani kupovat nová zařízení. Stačí telefon, který lidé už mají, a internet. Systém postavíme přesně na váš provoz a vaše pravidla, vy ho jen začnete používat.
Konkrétně to znamená:
- Telefon, který lidé mají. Aplikace běží v běžném mobilu, nic se neinstaluje do firemních počítačů.
- Vaše pravidla. Směny, příplatky, střediska, party. Řekneme si, jak to máte, a postavíme to tak.
- Krátké zaškolení. Pro člověka v terénu je to jedno klepnutí. Zvládnou to i lidé, kteří s aplikacemi obvykle nepracují.
- Nás. Docházku postavíme na míru, předáme ji a zůstaneme po ruce. Obvykle to máme hotové do měsíce.