Docházkový systém pro firmu s lidmi v terénu vyberete podle toho, jak se v něm zapisuje na stavbě, ne v kanceláři. Rozhoduje zápis z běžného telefonu, hodiny přímo k zakázce, přesčasy podle pravidel vaší firmy, podklady pro mzdovou účetní bez přepisování a historie každé opravy. Článek je pro majitele stavebních, montážních a servisních firem, kteří vybírají první docházkový systém nebo mění ten současný.
Většina docházkových systémů vznikla pro kancelář: čip u dveří, terminál na zdi, pevná pracovní doba. Na stavbě žádné dveře nejsou. Níž je, na co se při výběru dívat, aby systém fungoval i tam.
Co musí docházkový systém umět, když lidé nejsou v kanceláři?
Sedm věcí. Když systém některou nemá, budete ji obcházet v Excelu nebo na papíře, a přesně tomu se chcete vyhnout.
- Zápis z běžného telefonu. Bez terminálu, bez čipů, bez instalace. Pracovník klepne na příchod tam, kde zrovna je.
- Hodiny k zakázce. Ne jen „od sedmi do půl čtvrté“, ale na které stavbě. Jinak nevíte, kolik vás zakázka stála na mzdách.
- Přesčasy, příplatky a svátky podle vašich pravidel. Víkendy, noční, směny. Nastaví se jednou a pak se počítají samy.
- Dovolená, nemoc a schvalování. Žádost o dovolenou nebo přesčas schválíte z telefonu a pracovníkovi hned přijde odpověď.
- Připomenutí. Kdo zapomene příchod nebo odchod, tomu systém připomene. Zapomenutý zápis je v terénu nejčastější chyba.
- Podklady pro mzdy jedním tlačítkem. Ve formátu, se kterým umí pracovat vaše mzdová účetní: Excel, CSV nebo import do jejího programu.
- Historie změn. Každý zápis i oprava má jméno a čas. Když se pracovník ohradí, dohledáte to hned.
Všech sedm bodů na jednom místě. Podívejte se, jak docházku pro lidi v terénu stavíme my. Docházka a mzdy →
Na co se zaměřit u lidí v terénu?
Na to, jestli systém zvládnou lidé z party bez dlouhého školení. Majitel a účetní se s ním naučí pracovat vždycky. Zedník v rukavicích ve čtvrt na sedm ráno ne, když na příchod potřebuje pět obrazovek.
Při výběru si ohlídejte:
- Velká tlačítka a málo kroků. Příchod, odchod, výběr zakázky. Víc pracovník během dne dělat nemá.
- Jazyk party. Když u vás pracují lidé ze Slovenska nebo z Ukrajiny, má systém mluvit jejich jazykem.
- Lidé bez chytrého telefonu. Za ně musí jít zapsat hodiny stavbyvedoucímu nebo mistrovi.
- Slabý signál. Webový systém potřebuje k zápisu internet, stačí i slabý mobilní signál. Kde není vůbec, musí jít hodiny zapsat dodatečně a oprava musí zůstat v historii.
- Poloha jen při zápisu. Když chcete vědět, odkud se člověk přihlásil, má se místo uložit jen při příchodu a odchodu, ne celý den. Pracovník o tom má vědět.
Nejvíc prozradí zkouška. Než se rozhodnete, dejte systém na týden jednomu pracovníkovi z party a jednomu stavbyvedoucímu. Za týden víte víc než z každé prezentace.
Hotový docházkový systém, nebo docházka na míru?
Hotový docházkový systém stačí, když máte pevnou pracovní dobu, lidi na jednom místě a jednoduchá pravidla mezd. Docházka na míru se vyplatí, když lidé jezdí po zakázkách, hodiny potřebujete u každé stavby a mzdy mají vlastní pravidla.
| Hotový docházkový systém | Docházka na míru | |
|---|---|---|
| Vyplatí se, když | lidé pracují na jednom místě | lidé jsou na stavbách a u zákazníků |
| Zakázky | často chybí | hodiny se zapisují přímo k zakázce |
| Pravidla mezd | podle šablony výrobce | podle pravidel vaší firmy |
| Napojení | jen to, co výrobce nabízí | na účetnictví, kalendář i fakturaci, které už používáte |
| Platba | obvykle měsíčně za každého uživatele | jednou za systém a malý roční poplatek za provoz |
Měřítko je jednoduché. Když už při zkoušce hotového programu víte, že výjimky budete dopisovat do tabulky, máte odpověď.
Docházka na míru navíc nestojí sama. Odpracované hodiny se propíšou do faktury zákazníkovi, schválená dovolená do společného kalendáře a komu plán počítá se stavbou, tomu se ráno v telefonu nabídne správná zakázka. Jak takové propojení s dalšími programy stavíme, ukazujeme zvlášť.
Jaké otázky položit dodavateli?
Pět otázek, na které má dodavatel docházkového systému odpovědět konkrétně. Obecná odpověď je taky odpověď.
| Otázka | Dobrá odpověď |
|---|---|
| Jak zapíše příchod člověk na stavbě? | ukáže to v telefonu, jedno klepnutí |
| Jak se spočítají naše přesčasy a příplatky? | zeptá se na vaše pravidla a nastaví je |
| V jakém formátu dostane podklady účetní? | domluví formát přímo s ní |
| Co když pracovník zapomene zapsat odchod? | systém připomene, oprava má jméno a čas |
| Kdo nám pomůže po spuštění? | konkrétní člověk a záruka na chyby |
Na mzdovou účetní myslete hned na začátku. Dobrý dodavatel s ní chce mluvit dřív, než systém postaví. Export, se kterým účetní neumí pracovat, vám nic neušetří.
Jak poznat spolehlivého dodavatele obecně, i s varovnými signály, rozebírá článek jak poznat spolehlivého dodavatele softwaru.
Kolik času správný systém ušetří?
U stavební firmy z Jihlavy s více než 50 lidmi v terénu kleslo zpracování mezd ze dvou dnů na dvě hodiny. Lidé na stavbách dřív psali hodiny na papír a účetní je dva dny přepisovala. Dnes je zapíšou v mobilu, stavbyvedoucí je každý týden zkontroluje a na konci měsíce jde jeden export. Celý příběh je v případové studii.
Úspora ale nezačíná u mezd. Začíná ráno, kdy víte, kdo je na které zakázce, a nikomu nevoláte. A končí u zakázky, kde poprvé vidíte, kolik práce opravdu stála. Kde přesně se dnes čas ztrácí, ukazuje modelový příklad mezd ve firmě s lidmi v terénu. Jak docházka z telefonu funguje den po dni, popisuje článek docházka v terénu.
Jak postupovat při výběru?
Ve čtyřech krocích:
- Sepište, jak to dnes chodí. Kdo zapisuje hodiny, kam je nosí, kdo je přepisuje a kolik to trvá.
- Zeptejte se účetní, v jaké podobě chce podklady pro mzdy.
- Vyzkoušejte systém s partou, ne jen v kanceláři. Týden stačí.
- Spočítejte, co budete obcházet. Každá věc, kterou systém neumí a vy ji budete dělat bokem, je měsíční náklad.
Zavolejte na +420 773 55 33 99 nebo vyplňte krátký formulář a popište, kde vaši lidé pracují a jak dnes zapisují hodiny. Na nezávazné konzultaci ukážeme, jak by docházka vypadala u vás, a řekneme termín i pevnou cenu. Ozveme se obratem.
Časté otázky
Stačí běžný telefon s internetem. Nic se neinstaluje, docházka běží v prohlížeči. Kdo chytrý telefon nemá, za toho zapíše hodiny stavbyvedoucí nebo mistr.
Docházka běží v prohlížeči, takže k zápisu potřebuje internet. Stačí i slabý mobilní signál. Kde není vůbec, zapíše člověk hodiny dodatečně, až signál chytí, nebo je za něj zapíše stavbyvedoucí. Každá taková úprava zůstane v historii.
Ne. Poloha je volitelná. Když o ni stojíte, uloží se jen ve chvíli zápisu příchodu a odchodu, ne celý den, a pracovník o tom ví.
Ano. Formát podkladů domluvíme přímo s ní: Excel, CSV nebo import do jejího mzdového programu. Na konci měsíce je to jedno tlačítko.
První funkční verzi obvykle vidíte do dvou týdnů a celé řešení bývá hotové do 30 dní od prvního hovoru. Starý způsob může běžet souběžně, dokud si firma na nový nesedne.
Cenu řekneme po konzultaci, až víme, jak u vás docházka a mzdy chodí. Je pevná a známá předem. K ní je malý roční poplatek za provoz, jehož výši taky znáte předem.
Ano. Docházka bývá první část. Později k ní přidáme zakázky, kalendář nebo nabídky a hodiny se s nimi propojí.
Michal Mikeš
zakladatel a CEO Pixel Inovation, Jihlava
Sám je majitelem firmy v oknářské a stavební branži, takže svět malých firem zná zevnitř, včetně papírů, výkazů a provozního chaosu. V Pixelu je to on, s kým se potkáte: vede konzultace, domluví rozsah a dotáhne projekt do konce, zatímco web nebo aplikaci na míru staví jeho tým.